Jouw gegevens verdienen rust, duidelijkheid en zorgvuldigheid

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening, communicatie en administratie. Het gaat bijvoorbeeld om:

• voor- en achternaam
• adresgegevens
• telefoonnummer
• e-mailadres
• geboortedatum
• leerlinggegevens die nodig zijn voor rijopleiding en examenplanning
• het lesdossier: de vastlegging van lesvoortgang, planning en didactische observaties tijdens de rijopleiding
• gegevens die je invoert of die ontstaan bij het gebruik van de lesapp, zoals boekingen en planningsgegevens
• audio- of video-opnames, uitsluitend als daarvoor een geldige grondslag bestaat en alleen voor opleidingsdoeleinden, kwaliteitsbewaking, veiligheid of juridische onderbouwing
• gegevens uit contactformulieren, e-mails, WhatsApp of telefoongesprekken
• factuur- en betaalgegevens
• informatie over lessen, pakketten, voortgang en begeleiding
• technische websitegegevens zoals IP-adres, browsertype en cookiegegevens, voor zover van toepassing

Gezondheidsgegevens. Didactische observaties in het lesdossier zijn geen medische gegevens en bevatten geen diagnoses. Gegevens over je gezondheid – bijvoorbeeld omstandigheden die de rijgeschiktheid kunnen raken – verwerken wij alleen als je die zelf met ons deelt, uitsluitend voor zover dat nodig is voor een veilige en passende rijopleiding, en alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming.

3. Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens om onze diensten goed uit te voeren en om duidelijk en zorgvuldig met jou te kunnen communiceren.

• om contact met je op te nemen na een aanvraag of vraag
• om proeflessen, intakes, rijlessen of andere diensten te plannen en uit te voeren
• om jouw rijopleiding en begeleiding goed te organiseren
• om de lesvoortgang vast te leggen in het lesdossier en de opleiding daarop af te stemmen
• om examens, toetsen of gerelateerde dienstverlening voor te bereiden of aan te vragen
• om facturen te versturen en betalingen te verwerken
• om onze administratie bij te houden
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
• om onze website en dienstverlening te verbeteren
• om, als jij daarvoor toestemming hebt gegeven, informatie of updates te sturen

4. Op basis van welke grondslag verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen als daar een geldige grondslag voor is. Dat kan zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst – bijvoorbeeld wanneer wij rijlessen, begeleiding of een intake verzorgen
• Wettelijke verplichting – bijvoorbeeld voor administratie en fiscale bewaartermijnen
• Gerechtvaardigd belang – zoals planning, klantcontact, verbetering van onze dienstverlening, en veiligheid en bewijsvastlegging bij incidenten (waaronder eventuele opnames voor dat doel)
• Toestemming – bijvoorbeeld voor marketing, reviews, foto’s of andere publicaties, voor opnames die worden gebruikt voor didactische terugblik met de leerling, en voor gezondheidsgegevens die je zelf met ons deelt

5. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij de wet ons verplicht om gegevens langer te bewaren.

• contactaanvragen: maximaal 12 maanden na afhandeling, tenzij hieruit een klantrelatie ontstaat
• leerling- en lesgegevens: zolang dit nodig is voor uitvoering, begeleiding en redelijke administratieve nacontrole
• het lesdossier: zolang dit nodig is voor de begeleiding en daarna voor de afhandeling van eventuele vragen, klachten of evaluatiegesprekken
• audio- en video-opnames: zo kort mogelijk en uiterlijk vier weken, tenzij de opname noodzakelijk is voor de afhandeling van een specifiek incident, een ongeval of een lopende juridische procedure
• facturen en administratieve gegevens: minimaal 7 jaar volgens de fiscale bewaarplicht
• marketingtoestemmingen: totdat jij je afmeldt of jouw toestemming intrekt

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening, als jij daarvoor toestemming hebt gegeven of als wij daar wettelijk toe verplicht zijn.

• boekhouder of administratiekantoor
• hostingprovider of websiteleverancier
• de leverancier van onze rijschool- en planningssoftware (de lesapp)
• e-mail-, planning- of softwaresystemen
• betaaldienstverleners
• het Centraal Bureau Rijvaardigheidsbewijzen (CBR) ten behoeve van examen- en toetsaanvragen en -registraties
• overige partijen die betrokken zijn bij les- of examenplanning, voor zover noodzakelijk
• overheidsinstanties als de wet dat vereist

Met verwerkers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.

7. Cookies en websitegebruik

Onze website kan gebruikmaken van cookies of vergelijkbare technieken voor een goed werkende website, statistieken en verbetering van de gebruikservaring.

Voor zover wij niet-noodzakelijke cookies gebruiken, vragen wij daarvoor vooraf toestemming via onze cookiebanner of cookie-instellingen.

8. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

TopClass Nederland neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking.

• beveiligde websiteverbinding
• sterke wachtwoorden en toegangsbeperking
• zorgvuldige omgang met e-mail, formulieren en administratie
• beveiligde apparaten en systemen
• beperkte toegang tot persoonsgegevens voor zover nodig

9. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten. Je kunt ons vragen om:

• inzage in jouw persoonsgegevens
• correctie van onjuiste gegevens
• verwijdering van gegevens, voor zover dat wettelijk mogelijk is
• beperking van de verwerking
• overdracht van gegevens, als dat van toepassing is
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen
• intrekking van eerder gegeven toestemming

Voor privacyverzoeken kun je contact opnemen via:
info@topclassnederland.eu of via 06 160 770 99.

10. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Je hebt daarnaast ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

TopClass Nederland kan deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening, wetgeving of werkwijze verandert. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Wij raden aan deze privacyverklaring regelmatig te bekijken.